Sådan passer vi på dine persondata i Flexkom

Den 25. maj 2018 trådte en ny persondataforordning i kraft. I den forbindelse skærpedes reglerne for håndtering og opbevaring af persondata i hele EU. Reglerne gælder for alle virksomheder og offentlige institutioner, der håndterer personlige oplysninger.

Dine data har hele tiden været sikre hos os, og den primære ændring efter 25. maj 2018 var derfor, at du fik et større indblik i, hvilke data vi behandler, og hvordan vi behandler dem.

Vi oplyser nu i højere grad om, hvad dine data benyttes til, hvordan de indsamles og hvordan vi beskytter dem. Derudover oplyser vi også om dine muligheder for kontrol over dine informationer. Alt dette kan du læse mere om i vores privatlivs- og persondatapolitik.

Ønsker du indsigt i dine data, eller ønsker du dine data slettet, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os.

Privatlivs- og persondatapolitik i Flexkom

Politik gældende for CVR-nummer 31062489: Flexkom ApS, Flexkom Solutions ApS (binavn), Flexkom Lean Akademi ApS (binavn), Flexkom Industri ApS (binavn) og Flowtool ApS (binavn). Alle selskaber efterfølgende benævnt Flexkom ApS.

Denne privatlivs- og persondatapolitik er sammenfattet for bedre at kunne oplyse dig som kunde om, hvilke persondata Flexkom ApS behandler, og hvordan vi behandler dem – persondata skal forstås som al personhenførbar data. Læs venligt vores privatlivspolitik til ende for at få en klar forståelse af, hvilke data vi indsamler, hvordan vi indsamler dem og hvordan vi beskytter dine oplysninger.

Flexkom ApS respekterer alle ønsker om hemmeligholdelse af personlige oplysninger, som afgives online og er opmærksomme på behovet for hensigtsmæssig beskyttelse og forsvarlig behandling af alle personlige oplysninger, som vi modtager.

Hvis ikke nedenstående persondatapolitik kan accepteres forbeholder Flexkom ApS sig retten til at afvise ordrer og andre henvendelser, da en manglende accept kan medføre at Flexkom ApS ikke kan levere den ønskede kundeservice.

Personoplysninger

Personoplysninger dækker alle data, der kan bruges til at identificere personer, herunder men ikke begrænset til for-, mellem- og efternavn, alder, køn, stilling, privatadresse eller anden fysisk adresse, e-mailadresse eller andre kontaktoplysninger, uanset om de vedrører vedkommendes private bopæl eller arbejdsplads.

Ligeledes indeholder personoplysninger også data som adfærd, købshistorik, økonomiske oplysninger mv., der alle benyttes i opretholdelse af kunde- og leverandørforholdet mellem kunder og Flexkom ApS.

I enkelte tilfælde kommer Flexkom ApS også i besiddelse af personfølsomme data såsom CPR-nummer, etnisk oprindelse eller helbredsoplysninger. Disse data behandles også i henhold til vores privatlivs- og persondatapolitik.

Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?

Flexkom ApS har brug for en række personoplysninger for at kunne handle med dig og din virksomhed, opretholde servicering af kundeforholdet samt markedsføre produkter og ydelser. Visse oplysninger indsamles og behandles også efter lovkrav i henhold til hvidvasknings- og bogføringsloven.

Nedenstående oplysninger kan blive indsamlet og behandlet, når du modtager nyhedsbreve eller køber kurser og konsulentydelser hos Flexkom ApS:

E-mailadresse, for- og efternavn, adresse, telefonnummer, tekniske detaljer (IP-adresser inkluderet), adfærd (eks. inkluderet adfærd ved modtaget nyhedsbrev), geografiske data samt data der måtte være nødvendige for gennemførsel af en leverance.

Du kan tilgå flexkom.dk og vores øvrige hjemmesider uden at oplyse os om dine persondata.

Hvornår indsamler Flexkom data om dig?

Flexkom ApS indsamler oplysninger om dig via følgende kanaler:

• Tilmelder kursus eller bestiller kursusbevis (eksamen)
• Sender en ansøgning om job hos Flexkom
• Får foretaget en personprofiltest
• Når Flexkom gennemfører en konsulentopgave (og i dialogen inden/efter en opgave)
• Sender forespørgsler/formularer via hjemmesider
• Tilmelder dig og/eller interagerer med online markedsføringsmaterialer (herunder med ikke begrænset til nyhedsbreve, sms- og notifikationer, annoncer på tredjepartshjemmesider eller lignende)
• Afgiver personoplysninger på anden vis til Flexkom ApS

Flexkom ApS indsamler kun de personoplysninger, der er nødvendige for at levere en ydelse eller et produkt, markedsføre ydelser og produkter eller behandle forespørgsler.

Flexkom ApS indsamler og/eller køber ikke personhenførbare oplysninger fra tredjemand.

Bemærk at ved fakturering opbevares fakturerings- og bankoplysninger i henhold til gældende love på området herunder hvidvasknings- og bogføringsloven.

Hvordan bruger vi dine oplysninger?

Vi kan gøre brug af den indsamlede information på følgende måder:

• Til at personalisere din oplevelse på mail (nyhedsbreve o.l.)
• Til opfølgning på henvendelser via mail eller hjemmesider
• Til generel markedsføring
• Til generering af personprofilrapporter
• Til gennemførsel af kurser og konsulentopgaver
• Til rekruttering af konsulenter

Hvordan beskytter vi dine informationer?

Vores hjemmeside scannes løbende for sikkerhedsbrister og svagheder, for at vi hurtigst muligt kan udelukke potentielle datalækager og dermed gøre vores hjemmeside så sikker som muligt. Ligeledes scannes der regelmæssigt for
malware.

Dine personlige oplysninger opbevares på sikrede netværk og kan kun tilgås af en begrænset mængde medarbejdere med rettigheder til denne type information. Disse er desuden underlagt vores interne persondatapolitik, der sikrer dine
rettigheder og sikrer overholdelse af gældende lovgivning på området.

Hvem videregiver vi personoplysninger til?

Personoplysninger afgivet til Flexkom videregives kun til:

• Interne afdelinger
• Betroede tredjemænd der er nødvendige for opfyldelse af aftaler om levering, betaling og servicering herunder inkasso og retslige instanser. Tredjemænd dækker også over evt. brug af freelance konsulenter ved kurser og
  konsulentydelser
• Forretningspartnere med henblik på markedsføring (eks. nyhedsbreve)

Flexkom ApS har databehandleraftaler med alle vores forretningspartnere.

For at kunne give den bedst mulige oplevelse på Flexkoms hjemmesider fører vi statistik over, hvordan brugerne anvender siderne. Statistikken anvendes udelukkende i anonymiseret form f.eks. til at se, hvilke sider og hvilket indhold brugerne interagerer med.

Flexkom ApS anvender Google Analytics til indsamling af besøgsstatistik og videregiver i den forbindelse IP-adresser til Google Analytics. Privatlivsvilkårene for Google Analytics accepteres ved besøg på www.flexkom.dk, www.lean-kursus.dk, www.danskleanforum.dk og kan findes her:www.google.com/privacy

Blandt Flexkom ApS og alle forretningspartnere og leverandører forefindes en databehandleraftale, der til hver en tid skal sikre brugernes og kundernes
interesser. Disse aftaler kan til hver en tid fremvises på anmodning.

Hvor lagres dine personoplysninger?

Nogle personoplysninger administreres af en tredjemand (databehandler), som opbevarer og behandler personoplysninger på Flexkoms vegne i henhold til denne datapolitik og den gældende lovgivning om beskyttelse af persondata.

Ønsker du på noget tidspunkt at afmelde vores nyhedsbreve, kan du følge instruktionerne i bunden af nyhedsbreve. Har du imidlertid problemer med at afmelde dig, kan altid afmelde ved at kontakte os direkte.

Ved afmelding af markedsføring fra Flexkom ApS slettes alle tilsagn du har afgivet til os. Disse kan ikke genskabes, og ønsker du på noget tidspunkt indsigt i, hvad vi tidligere har sendt dig, tidligere tilbud eller lignende, gør vi opmærksom på, at disse ikke kan genskabes.

Hvor længe opbevares dine personoplysninger?

Ved et aktivt kundeforhold, opbevares dine data så længe som nødvendigt, for at vi kan servicere dig. Afbrydes kundeforholdet, opbevares dine data op mod fem år, alt efter karakteren af dataene.

Ved jobansøgninger sendt til Flexkom (inkl. CV, foto og andre oplysninger) opbevares persondata kun frem til processen er afsluttet. Uanset slettes data senest efter seks måneder.

Personprofiler gennemført af Flexkom slettes når de er udleveret til rette modtager. Dog senest efter seks måneder.

Ikke aktive kunder i fem år bliver gennemgået og personfølsomme data bliver slettet fra logbøger, backup, mailsystemer o.l.

Du kan til hver en tid bede om indsigt eller sletning af dine data. Af anden lovgivning (hhv. bogførings- og hvidvaskningsloven) bevares alle transaktionelle data, inkl. kontakt- og firmaoplysninger i fem år.

Datalækage

Vi tager sikkerhedsbrud og datalækage meget alvorligt. Ved mistanke om datalækage fra Flexkom ApS interne servere eller hos eksterne partnere iværksættes en række initiativer, der skal sikre vores kunder og brugere bedst muligt.

Dette indebærer blandt andet afdækning af den potentielle skades omfang, meddelelse til potentielt ramte kunder og brugere, meddelelse til Datatilsynet samt handlinger, der skal forsøge at inddæmme omfanget af skaderne.

Har vi mistanke om datalækage fra Flexkom ApS eller dennes eksterne partnere, vil alle implicerede, herunder også brugeren, blive informeret herom indenfor 72 timer. Har du mistanke om, at dine data er lækket fra Flexkom ApS, bedes du  til hver en tid tage kontakt til os.

Adgang til oplysninger

Du kan altid ændre i dine kontooplysninger og herunder angive, om du ønsker, at vi skal kontakte dig i forbindelse med tilbud på varer eller serviceydelser eller framelde dig nyhedsbreve.

Du kan få oplyst, hvilke oplysninger vi har registreret om dig. Hvis du ønsker at modtage en kopi af disse oplysninger, bedes du kontakte os på: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. Såfremt du ønsker alle data slettet, bedes du også kontakte os på Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den..

Bemærk!
Når først alle data er slettede, kan disse ikke genskabes. Data der kræves opbevaret ift. lovgivning kan ikke slettes på anmodning.

Revision

Vi reviderer løbende vores processer for databehandling. Denne politik opdateres minimum én gang årligt. Oplysninger om evt. ændringer sker på vores hjemmesider.

Senest opdateret den 5. marts 2024.

Kontakt, ændring og opdatering af persondatapolitikken

Flexkom ApS forpligter sig til løbende at opfylde lovgivningens krav til beskyttelse af privatlivets fred.
Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til vores datapolitik, eller til hvordan vi bruger dine personoplysninger, er du meget velkommen til at kontakte os.

Dataansvarlig hos Flexkom ApS er Mikkel Smith, Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den., tlf. 51525811