Flexkom Lean Akademi

Flexkom Lean Akademi har siden 2006 afholdt Lean kurser og uddannelser i Danmark. Vi er kendte for vores praktiske kurser. Vores holdning er, at teorien kan deltagerne selv læse i bøgerne. På vores kurser får man indsigt i, hvordan Lean anvendes i praksis i danske organisationer. Vores kurser er derudover krydret med gruppearbejde, spil og øvelser. På vores kurser er ca. 40% af tiden afsat til spil, øvelser og værdistrømsanalyse.

Hvad er Lean?

Historien bag Lean kan man læse om mange steder på nettet. Men hvad er Lean i danske organisationer og hvorfor anvendes Lean?

Lean kan anvendes på mange måder. Og ingen af dem er rigtige. Det afhænger af organisationens udgangspunkt, situation og ikke mindst om, hvor organisationen ønsker at være om nogle år. Lean anvendes som et strategiske værktøj til, at lukke et gab imellem nu-situationen og den ønskede vision. Man taler om, at Lean kan anvendes på 3 grundlæggende måder:

  • Værktøjslean. Her anvendes værktøjerne sporadisk. Mange har eksempelvis indført 5S eller forbedringstavler. Men det er ikke indført som en kultur og ofte falder det tilbage efterfølgende.
  • Bølgelean. Her anvendes Lean i bølger. Dvs. at der kommer en håndfuld interne/eksterne konsulenter. På få uger endevender de afdelingen og hæver produktiviteten markant. Her gennemføres Lean typisk af få i organisationen. Flertallet følger bare med.
  • Kulturlean. Her anvendes Lean af alle i organisationen. Lean anvendes dagligt og der afholder regelmæssige forbedringsmøder. Nye værktøjer i Lean tages i anvendelse efter behov og forandringsparathed. Her bliver Lean en arbejdsform, som ikke ophører.

lean-kursus

Når Lean anvendes rigtigt, så passer det fantastisk til den danske kultur. Lean tager udgangspunkt i den eksisterende viden i organisationen. Én af spildtyperne i Lean er "mangel på brug af medarbejdernes forslag til forbedringer". I mange kulturer er forbedringerne alene drevet af ledere. I Lean er forbedringer drevet af organisationen. Derfor understøtter Lean fantastisk godt bevarelsen af arbejdspladser i Danmark.

Metoder og værktøjer i Lean

Lean indeholder en række metoder og værktøjer.

Eksempler er:

  • Værdi og spild. Lean tager sit udgangspunkt i 5 principper. Det første princip handler om, hvad "der skaber værdi for kunderne". Begrebet skal ikke kun fokusere på de eksterne slutkunder. Men også på min nærmeste kollega, som modtager mine data, mine papirer eller mine varer. Men værdi kan være svært at definere og vi har meget spildtid i danske organisationer, som ikke kræver at en kunde gør os opmærksom på det. Derfor har man i Lean også 8 spildtyper. De sætter ord på meget af det typiske spild på arbejdspladser. I Flexkom har vi tilpasset de oprindelige 7 spildtyper fra Toyotas produktion i Japan, til 8 spildtyper som passer bedre til Danmark og som kan anvendes både i produktion og administration.
  • Når man snakker spild, snakker man også om feedback. Der er det spild, som en medarbejder selv kan se. Og så er der det spild, som man ikke selv kan se, men som en kollega kan hjælpe én til at se.
  • Kaizen forbedringstavle. Når medarbejderne kommer med forslag, skal disse håndteres og prioriteres. Ellers sættes for mange projekter i gang. Her anvendes typisk Kaizen forbedringstavler. De sætter struktur på arbejdet med forbedringer. Tavlerne drives af de enkelte afdelinger.
  • 5S system og orden. 5S er et værktøj til at reducere søgetid og forbedre trivsel. For de naturlige rodehovederne er 5S svært. Derfor er det kritisk hvordan 5S implementeres og fastholdes. Der skal kun én til at ødelægge et godt 5S system.
    lean-kursus
  • Værdistrømsanalyse. Hvor man som individ kun kan forbedre egen arbejdsplads og egne processer, så bruges værdistrømsanalyse til, at få et overblik over et flow og processer i en arbejdsgang. I alle organisationer findes utallige flows som kan kortlægges med værdistrømsanalyse. Det kan være ansættelse, afskedigelse, oprettelse af kunder/leverandører/data, ordreflow/opgaveflow, indkøb, salg, møder, studieoptag, sagsbehandling og mange mange flere. Og alle flows kan kortlægges igen og igen.
    lean-kursus
  • Standardisering. For overhovedet at forbedre en proces, så er det vigtigt at den er beskrevet i en procesaftale, procedure, forretningsgang eller lignende. Mange laver Lean "for hurtigt" og glemmer at fastholde de gennemførte forbedringer. Det er vigtigt, at alle forbedringer fastholdes, for ellers viser erfaringen, at bolden ruller tilbage igen. Vaner er svære at ændre.
  • Kompetencematrix, krydstræning og udjævning. Lean handler om, at forbedre flowet frem mod en modtager. Ofte er der varierende arbejdsbelastning internt i en afdeling og imellem afdelinger. I Lean kaldes de for flaskehalse. Derfor arbejder man i Lean med, at udjævne flaskehalsen og få et bedre flow - og en meget bedre trivsel. Det sker via kompetence matrix, krydstræning og løbende udjævning. Her anvender man bl.a. planlægningstavler.
  • OEE og SMED på maskiner. I produktion anvendes desuden værktøjet kaldet OEE og SMED til at hæve udnyttelsesgraden på maskiner. Med OEE måles en maskines udnyttelsesgrad - og ikke mindst vises en oversigt over tabsfaktorerne. Ofte er lang omstillingstid et problem. Her anvendes SMED til at reducere omstillingstider. SMED er meget lig formel 1 - forbered og efterbered så meget af omstillingen som muligt, så maskinen står stille i kortest mulig tid.

Hvor kan Lean anvendes?

Lean kan anvendes i alle processer. I mange år har vi anvendt Lean i driftsprocesser. Dvs. produktion, maskiner, montage og lager. Men de seneste år har Lean fundet vej til kontorerne. Der er erfaringsmæssigt et stort potentiale i alle processer. Kunsten er, at anvende Lean på en måde, så det giver mening for hele organisationen.

Illustration af Lean Administration (lodret er fagområder - kan også være borgerservice, jurister mm.):

lean-kursus

Hvad er potentialet med Lean?

Potentialet afhænger naturligt nok af udgangspunktet. Men erfaring viser, at ved succesfuldt arbejde med Lean er potentialet enormt. Der findes et uanet spild i arbejdsprocesser. Selv i processer som man tænker "optimal" om. Det handler om, at vi får "Lean-briller" på. De kigger på processer med andre øjne og andre tilgange end traditionelt. Med Lean kan produktiviteten altid hæves med min. 20%. Spørgsmålet er så, hvad den øgede produktivitet skal bruges til?

Forudsætninger for succes

Der er generelt tre forudsætninger for succesfuld Lean: Ledelse, tryghed og ejerskab.

Ledelse hander om, at der er en ledelse som 100% bakker op om Lean. Det sker via den rette proces, de rette ressourcer, de rette kompetencer. Men det handler også om de rette beslutninger. Lean kan kobles med organisationens strategi - ellers bliver det typisk kortvarigt. Derudover skal ledelsen beslutte om Lean handler om vækst eller om omkostningsreduktion - og melde ud derefter. En vigtig forudsætning er, at udmeldingerne skaber tryghed i organisationen (se næste punkt). Mellemlederne spiller en stor rolle i Lean. Mange vaner skal udfordres og ændres. Og ikke mindst skal gevinsten ved Lean håndteres og hjemtages.

Tryghed er en forudsætning. Når Lean baserer på forslag fra organisationen, så vil utryghed stoppe processen. Kun i en tryg organisation ønsker medarbejderne at komme med forslag, videndele mm. Og faktisk kan tryghed skabes i alle organisationer - også ved et mål om reduktion af omkostninger.

Ejerskab. Hvis jeg ikke forstår det - så giver det ikke mening at arbejde med det. Derfor er ejerskab i organisationen også en forudsætning for succes. Ejerskab skabes ikke mindst ved at gennemføre en involverende form for Lean. I Flexkom har vi udviklet en "ambassadørmodel" som vi arbejder med.

Kurser og uddannelser i Lean

Der er mange måder at blive klogere på Lean. Man kan læse bøger (der findes mange), deltage i netværk, besøge Lean-organisationer eller uddanne sig i Lean. Flexkom Lean Akademi afholder både kurser internt og som åbne kurser. Der er fordele og ulemper ved begge metoder. Fordelen ved interne er, at de er tilrettede så organisationen ikke skal "oversætte" Lean til eget brug efterfølgende, at de kan være praktisk orienteret imod egen arbejdsplads og at forbedringer kan gennemføres under kurset. Desuden er de typisk billigere per medarbejder - hvis mange skal trænes. Fordelene ved åbne kurser er, at man møder deltagere fra andre organisationer, og hvis man er få deltagere er det billigst.

Spørgsmål til Lean eller Lean kurser

Du er altid velkommen til at kontakte Flexkom Lean Akademi hvis du har spørgsmål til Lean generelt eller til vores Lean tilbud.
Ring på 50211411 eller skriv til Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Hvad er Lean?

Lean er at skabe værdi for kunderne med den mindst mulige indsats. Kunderne er modtagerne af den ydelse som leveres. I Lean er kunden også det næste led i kæden - en kollega. Den mindst mulige indsats findes ved at reducere spild i form af returløb, afbrydelser, overservicering, søgetid, ventetid, utilgængelig viden m.fl.

Lean giver styr på arbejdsgange, kompetencer, arbejdsbelastning osv. Lean er samtidig en tankegang om, at man bør lave løbende forbedringer. Ledelsesmæssigt giver Lean typisk nogle udfordringer i form af målstyring, standardisering, konsekvens ved brudte standarder, rollemodel, løbende forbedringer, tid til Lean osv.

Ved implementering af Lean er det vigtigt, at Lean anvendes på en værdiskabende måde for den enkelte organisation. Læs mere om Hvad er Lean >